Op deze workshopdag vertellen medewerkers van Izegem, Roeselare en Wingene welke impact en neveneffecten het maturiteitsmodel, TOPdesk en Arinto hebben op hun organisatie. Hierbij gaat het niet over technologie maar over de wijzigingen in cultuur, processen en de nieuwe mogelijkheden die ontstaan.
De workshops zijn toegankelijk voor alle geledingen van je organisatie en worden meestal twee keer gegeven op een interactieve manier met tijd voor vragen en antwoorden.
Praktisch
- Woensdag 21 oktober 2026
- Ondernemerscentrum Roeselare (Spanjestraat 141, 8800 Roeselare)
- Deelname aan deze workshopdag is gratis
- Inschrijven kan tot en met 14 oktober via deze link
Programma
- 8u30-9u: Onthaal
- 9u-9u30: Algemene inleiding
- 9u30-12u15: Keuzeworkshops
- 12u15- 13u: Lunch
- 13u-16u15: Keuzeworkshops
- 16u15: Netwerkdrink
| Workshop | 9:30-11:00 | 11:00-12:15 | 13:00 -14:30 | 14:45-16:15 |
| Planning | x | x | ||
| Asset Management | x | x | ||
| Van data naar inzicht | x | x | ||
| Uitrol digitaal loket | x | |||
| Processen in TOPdesk | x | x | ||
| Organisatie Impact | x | x | ||
| NIS2 en TOPdesk | x |
Inhoud workshops
Klik op de titel om meer te lezen over de workshop.
Hoe breng je (burger)meldingen, structurele onderhoudstaken en de dagelijkse realiteit van de werkvloer samen in één slimme planning? In deze workshop ontdek je hoe TOPdesk en Arinto geïntegreerd samenwerken zodat meldingen en opdrachten vlot doorstromen naar de planning van de uitvoerende medewerkers. Samen verkennen we hoe digitale planning kan uitgroeien tot een praktisch instrument dat zorgt voor meer overzicht, minder administratie en een betere dienstverlening aan de burger.
- Host: Izegem (Nico Deleu)
- Doelpubliek: De medewerkers die zowel recurrente taken, bv. groenonderhoud, als ad-hoc opdrachten, bv. naar aanleiding van een burgermelding, inplannen en toewijzen. Als we over besturen heen kijken dan zien we het gebruik van de planningstool bij technische diensten, gebouw- en sitebeheerders, gemeenschapswachten, facility, enz.
Een lokaal bestuur beheert een verrassend brede waaier aan assets: van laptops en smartphones tot voertuigen, gebouwen, speeltoestellen en materiaal op het openbaar domein. In deze workshop tonen we welke assets we vandaag reeds beheren in TOPdesk. We lichten toe hoe je informatie over locatie, verantwoordelijke, onderhoud, historiek en onderlinge relaties slim samenbrengt. Zo wordt assetbeheer meer dan een digitale inventaris en vormt het een belangrijke schakel in meldingen, onderhoud en dienstverlening. Ontdek hoe één centrale aanpak niet alleen meer overzicht creëert en medewerkers helpt om sneller de juiste informatie terug te vinden maar ook hoe we datasets ter beschikking stellen van onze burgers.
- Host: Wingene (Andries Verlinden)
- Doelpubliek: De workshop asset management is voor een heel breed publiek bedoeld. De noden en vragen zijn heel gevarieerd waardoor we zien dat bijna alle medewerkers geïnteresseerd zijn in de mogelijkheden. Beleid- en beleidsmedewerkers zijn daarenboven geïnteresseerd in de mogelijkheden om assets extern te publiceren en geografische kaarten op te maken. Vandaag beschikken we over meer dan 140 soorten assets en het aantal groeit gestaag verder.
Wat vertellen onze meldingen en assets ons wanneer we data samenbrengen in duidelijke rapporten en kaarten? In deze workshop tonen we hoe we de data uit onze systemen omzetten in overzichtelijke rapportages en geografische kaarten. Zo worden patronen zichtbaar: waar komen veel meldingen voor, waar bevinden onze assets zich en welke locaties vragen extra aandacht? We laten zien hoe deze inzichten medewerkers en leidinggevenden kunnen ondersteunen bij opvolging, planning en het maken van keuzes. Van losse data naar een helder beeld van wat er in onze gemeente of stad gebeurt.
- Host: Roeselare (Benny Meyns)
- Doelpubliek: Deze workshop is vooral interessant voor het beleid, beleidsmedewerkers, het MAT en leidinggevenden. Hierbij krijgt men inzichten in de werking van de volledige organisaties in relatie tot meldingen. De specifieke geografische kaarten zijn voor een breder publiek beschikbaar en geven meer inzichten in bv. meldingen in relatie tot assets op het openbaar domein.
Hoe maken we onze dienstverlening digitaal toegankelijk zonder dat de eigenheid van elk lokaal bestuur verloren gaat? In deze workshop nemen we je mee in het digitaal loket van de drie besturen en tonen we hoe burgers online hun aanvragen en meldingen kunnen indienen en opvolgen. We bekijken hoe digitale formulieren, achterliggende processen en interne opvolging op elkaar aansluiten. Daarbij tonen we hoe de drie besturen samenwerken, oplossingen hergebruiken en tegelijk ruimte behouden voor hun eigen dienstverlening. Ontdek hoe een goed ingericht digitaal loket niet alleen de burger vooruithelpt, maar ook het werk achter de schermen eenvoudiger en efficiënter maakt.
- Host: Roeselare (Stefaan Salembier)
- Doelpubliek: Deze workshop lijkt gemaakt voor de communicatie verantwoordelijken die nadenken over een betere communicatie rond meldingen en andere noden van de burger. In de realiteit gaat het veel breder en is iedereen die bezig is met het verbeteren van dienstverlening gebaat bij deze workshop. We tonen hierbij hoe ons digitaal loket (MijnXProfiel) en de RSL App werken.
TOPdesk wordt gebruikt voor veel meer dan een oplossing voor het registreren en opvolgen van burgermeldingen. In deze workshop tonen we welke andere processen we ondertussen in TOPdesk hebben opgebouwd en gedigitaliseerd. Je ontdekt hoe verschillende vragen, taken en workflows op een uniforme manier kunnen worden geregistreerd, toegewezen en opgevolgd. Aan de hand van concrete voorbeelden laten we zien hoe TOPdesk samenwerking tussen diensten ondersteunt en zorgt voor meer overzicht en transparantie. Misschien herken je onderweg wel een proces uit je eigen werking dat klaar is voor een digitale aanpak?
- Host: Wingene (Tim Denoulet)
- Doelpubliek: Het project gaat over een slim contactpunt voor burgermeldingen. In een lokaal bestuur zien we echter dat de interne meldingen een veel groter aandeel zijn. Bijgevolg gebruiken de meeste lokale besturen TOPdesk voor veel meer soorten meldingen en een veel breder gamma aan processen dan enkel burgermeldingen. Denk hierbij aan zaalreservaties, HR Processen, contract opvolging, terugkerende controles, enz.
Het Slim Contactpunt Regio Midwest introduceert nieuwe digitale oplossingen, maar de grootste verandering zit in de manier waarop we samenwerken en onze dienstverlening organiseren. In deze workshop bekijken we welke impact het project heeft op rollen, verantwoordelijkheden, werkafspraken en de samenwerking tussen diensten. Wat betekent het wanneer meldingen en processen transparanter worden, informatie gedeeld wordt en taken over verschillende diensten heen lopen? We staan ook stil bij wat deze nieuwe manier van werken vraagt van medewerkers, leidinggevenden en de organisatie als geheel. Samen verkennen we hoe we van nieuwe tools ook écht een slimmere manier van werken kunnen maken.
- Host: Izegem (Pieter-Jan Vandenbossche)
- Doelpubliek: Een slim contactpunt uitrollen is vooral een verhaal van cultuurverandering. De workshop is dan ook vooral bedoeld voor managementleden, die de impact op de organisatie willen inschatten, en projectleiders die verantwoordelijk zijn voor de realisatie.
NIS2 stelt lokale besturen voor nieuwe uitdagingen. In deze workshop tonen we hoe TOPdesk kan ondersteunen bij het vertalen van deze verplichtingen naar de dagelijkse werking. We bekijken hoe processen, controles, incidentbeheer, assetmanagement en verantwoordelijkheden op een gestructureerde manier kunnen worden ingericht en opgevolgd. Zo helpt TOPdesk niet alleen om maatregelen uit te voeren, maar ook om overzicht te bewaren en aan te tonen welke acties en controles daadwerkelijk gebeuren. Ontdek hoe een geïntegreerde aanpak van processen en assets kan bijdragen aan een organisatie die beter voorbereid is op de vereisten van NIS 2.
- Host: Roeselare (Geert Sinnaeve - kan nog wijzigen)
- Doelpubliek: Iedereen die van ver of dicht bij NIS 2 betrokken is en wil weten hoe een aantal onderdelen van het MyFun framework gerealiseerd worden via TOPdesk. Dit zijn zeker niet alleen ICT-medewerkers maar ook DPO’s en CISO’s die verantwoordelijk zijn voor het behalen van de NIS 2 verplichtingen.
