Workflow voor vastgoedinfo geoptimaliseerd in Wielsbeke

Dit voorjaar startte Wielsbeke met een nieuw e-loket voor notarissen en aanvragers van vastgoedinfo. Achterliggend werd een groot stuk van de tot nu toe grotendeels analoge workflow verder geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Wielsbeke is hiermee zeker niet de eerste Midwest-gemeente (zie bvb. Wingene en Tielt), maar het is vaak een logische stap in een “GIS-plan” die in veel gemeenten om verschillende redenen nog moet genomen worden. Zoals Willem Elsschot zei, “Tussen droom en daad staan wetten in de weg, en praktische bezwaren“.

Het afleveren van vastgoedinfo is misschien wel het meest klassieke voorbeeld van een gemeentelijk proces dat door GIS gefaciliteerd wordt. Veel gemeenten hebben de voorbije jaren dan ook geïnvesteerd in software die de workflow grotendeels automatiseert en digitaliseert. Mits een goede aanpak hebben veel gemeenten de voorbije jaren hiermee een grote efficiëntiewinst kunnen boeken op vlak van inzet van VTE’s en is de kwaliteit van de dienstverlening globaal ook verbeterd (minder fouten, kortere doorlooptijden). Momenteel is er met Informatie Vlaanderen, VVSG, Fednot en het CIB een haalbaarheidsstudie lopende om dit hele gemeentelijke proces op Vlaams niveau te gaan uniformiseren en de randvoorwaarden en nevenprocessen te gaan verbeteren. Het gaat dan bijvoorbeeld om de vormelijke aspecten van de aanvraagprocedure en het eindproduct en de kwaliteit en beschikbaarheid van data op gemeentelijk en bovenlokaal niveau. Meer info

Los daarvan, werkte de gemeente Wielsbeke zoals vele andere gemeenten de voorbije jaren hard aan het vervolledigen en digitaliseren van hun vergunningenregister. Alle stedenbouwkundige dossiers werden intussen geregistreerd, ingetekend én ingescand, door de systematische inzet van eigen medewerkers. Een tweede aanleiding was het feit dat Wielsbeke in 2018 veranderd is van GIS-systeem én van vergunningensoftware. De opstart van een aantal nieuwe toepassingen vormde zo het momentum om een aantal processen te finetunen. Wielsbeke werkt met GeoIT-GIS, maar gelijkaardige modules bestaan ook bij CEVI (zie bv. Wingene sinds 2015 en Tielt sinds 2018) en Orbit.

Wat is er verbeterd?

Wielsbeke maakte de vastgoedinfo al eerder op via hun GIS, maar in bepaalde gemeenten is zelfs het aanmaken van het uittreksel nog steeds een analoog en dus tijdsrovend gegeven. Met een doorlooptijd van maximum twee weken zat Wielsbeke al ruim onder de norm van 30 dagen, maar in veel gevallen is dit nu kunnen gereduceerd worden naar 1 à 2 dagen.

Hieronder de verschillende stappen: vroeger (links) en nu (rechts):

  • Aanvragen kwamen binnen van verschillende instanties via verschillende kanalen (mail, brief, telefoon…)
  • Aanvragen met foute perceelsnummers of percelen die nog niet in de kadastrale legger gekend zijn
  • Medewerker zoekt locatie op in het GIS, selecteert de percelen en genereert het uittreksel manueel
  • Controle door medewerkers en eventueel manuele aanvulling (in .doc)
  • Uittreksel fysiek ondertekend door burgemeester en AD
  • Uittreksel wordt manueel omgezet naar pdf en doorgemaild of opgestuurd per brief
  • Medewerker houdt aanvragen manueel bij in Exceltabel en uittreksel in eigen archief
  • Facturatie wordt manueel aangemaakt en opgevolgd door medewerker
  • Aanvragers moeten zich eenmalig registreren (e-loket) en geregistreerde aanvragers kunnen enkel aanvragen doen via een e-loket,
  • Percelen moeten gekozen worden uit een lijst of een percelenkaart (fiscale toestand = kadastrale legger)
  • Uittreksel wordt na registratie automatisch opgemaakt o.b.v. het GIS en staat meteen klaar voor controle
  • Controle door medewerkers en eventueel manuele aanvulling (in .doc)
  • Uittreksel met ingescande handtekening
  • Statusupdate en uittreksel automatisch als pdf doorgemaild en beschikbaar in e-loket
  • Aanvraag en digitaal uittreksel worden automatisch geregistreerd en centraal bewaard in de toepassing
  • Facturatie wordt geëxporteerd naar boekhoudingspakket. Facturatie en opvolging gebeuren automatisch vandaaruit.

Randvoorwaarden en valkuilen

Waarom dit niet in elke gemeente kan? Zoals Willem Elsschot zei, “Tussen droom en daad staan wetten in de weg, en praktische bezwaren“.

  • Eerst en vooral moet de lokale GIS-data zo volledig mogelijk geregistreerd zijn. Het gaat dan voornamelijk om lokale data zoals het gemeentelijk plannen- en vergunningenregister, de Gemeentelijke Inventaris van risicogronden, milieuvergunningen en specifieke thema’s indien relevant, d.w.z. waarrond een bepaald gemeentelijk beleid gevoerd wordt. Dit laatste verschilt van gemeente tot gemeente. Voorbeelden kunnen zijn: leegstand, ROP, bepaalde publieke erfdienstbaarheden… (Nvdr: om een idee te geven van de omvang: alleen al voor de klassieke bouwvergunningen gaat het in Wielsbeke gauw om een tienduizendtal dossiers)
  • Volledige automatisering zonder enige menselijke controle vraagt een blind vertrouwen in de datakwaliteit. Daarbij komt ook dat veel oudere datasets doorheen de jaren niet meer perfect gealigneerd blijven op de huidige percelenkaarten. In het ideale scenario zouden ze in principe regelmatig geherinterpreteerd (lees: hertekend) moeten worden.
  • Verregaande automatisering brengt ook het risico op nonchalance met zich mee. Het kan verleidelijk zijn om de soms noodzakelijke menselijke controle achterwege te laten onder het mom van (te) snelle dienstverlening.
  • Digitalisering is op korte termijn niet kostenbesparend. Naast de erg tijdsrovende (en dus kostelijke) inspanningen rond datakwaliteit, is er immers ook een kostprijs verbonden aan de extra softwaremodules en -koppelingen. Dit is weliswaar een beperkte kost die zich op termijn terugverdient, maar voor veel gemeenten is dit toch een drempel. Zoals in Wingene en Tielt is gebleken, kan het overwinnen van deze drempel echter ook een hefboom zijn om de datakwaliteit te blijven verhogen, met steeds meer voordelen voor aanverwante processen.

Powered by WPeMatico