In de praktijk blijkt dat er veel kleine en minder zichtbare taken komen kijken het plannen en organiseren van een vormingsaanbod. In deze fiche krijg je een handig overzicht om te gebruiken als leidraad of checklist.
Bekijk zeker ook eens de fiche “Een wervend en stimulerend vormingsbeleid”, waarin suggesties worden gedaan voor een grondige inhoudelijke voorbereiding.
Checklist ter inspiratie
Voor wie niet kan terugvallen op goede praktijken uit eerdere ervaring, kan het zeer waardevol zijn om een checklist te hebben zodat geen enkele stap wordt vergeten. Deze checklist dient vooral ter inspiratie, niet elke stap is steeds noodzakelijk.
Planning 4 tot 6 maand vooraf | - Bepaal de inhoud van de thema’s, frequentie, timing
- Leg de lesdata vast met de lesgever
- Vraag aan de lesgever om een korte inhoud te bezorgen
- Reserveer de zaal of locatie
|
Opmaak promo 3 maand vooraf | - Denk na over de manier van inschrijven
- Maak de platte tekst voor de flyer/brochure
- Is het in klare taal?
- Staat alle praktische info duidelijk vermeld?
- Is het nodig om het niveau van de les te vermelden?
- Moeten de deelnemers iets meebrengen?
- Lay-out en drukwerk
- Laat eventueel je brochure nalezen door een testpubliek voor de definitieve druk
-
|
Bekendmaking 2 maand vooraf | - Verspreid je aanbod via diverse kanalen
- Combinatie van digitaal en analoog
- Ter inspiratie: website, UitKalender, sociale media, flyer, affiche, brochure, gemeenteblad, nieuwsbrief, Digiwijzer, contacteer eerdere deelnemers, informeer intermediairen
- Verdeel de flyer/brochure in meerdere locaties om een diverse doelgroep te bereiken
- Denk niet alleen topdown, maar ook horizontaal: zorg dat het aanbod gekend is bij iedereen die werkt rond digitale inclusie zodat medewerkers en digihelpers kunnen doorverwijzen
- Zorg voor herhaling van de (digitale) promotie
|
| Tijdens de inschrijvingsperiode | - Is een groep volzet: Kijk of je een alternatief kan bieden naast de wachtlijst
- Een voorstel voor een andere cursus
- Doorverwijzen naar het aanbod van het CVO
- Het aanbod van een naburige gemeente checken via de Digiwijzer
|
Reminder Enkele dagen vooraf | - Stuur een herinneringsmail naar de deelnemers en vraag om te verwittigen indien ze hun deelname wensen te annuleren
|
Praktisch De dag vooraf | - Mogelijks bezorgt de lesgever een powerpoint om af te drukken
- Druk de evaluatieformulieren af
|
Praktisch De dag van de vorming | - Bekijk of de zaal vlot bereikbaar is en plaats eventueel een wegwijzer
- Een beachvlag of banner aan de ingang zorgt voor herkenbaarheid en zichtbaarheid
- Een inleidend woord biedt een mooie gelegenheid om te verwijzen naar de digihulp of aankomende vormingen
- Verdeel eventueel flyers voor andere activiteiten
- Maak aan het eind tijd voor een korte evaluatie
|
| Nazorg optioneel | - Aftermailing met kans tot evaluatie over informatie over het ruimere e-inclusieaanbod
|
“Een goede voorbereiding geeft steun en creëert ruimte voor een goede taakverdeling”
Elke Calu - digicoach
