Midwest

Vormingsaanbod plannen van A tot Z

In de fiche Wervend en stimulerend vormingsbeleid vind je insteken die bijdragen tot een integrale aanpak. In de praktijk blijkt dat er veel kleine en minder zichtbare taken komen kijken bij het plannen en organiseren van een vormingsaanbod. In deze fiche krijg je een handig overzicht om te gebruiken als leidraad of checklist.

Checklist ter inspiratie

Een digiles of vorming organiseren, vergt best wat werk. Voor wie niet kan terugvallen op goede praktijken uit eerdere ervaring, kan het zeer waardevol zijn om een checklist te hebben zodat geen enkele stap vergeten wordt. Deze checklist dient vooral ter inspiratie. Niet elke stap is altijd noodzakelijk.

Planning

4 tot 6 maand vooraf

  • Plan indien nodig een overleg in met de betrokken partners (bv. bib + LDC). Nodig eventueel de vormingspartners uit.
  • Bepaal de inhoud, frequentie en timing van de lessen.
  • Leg de lesdata vast met de lesgever.
  • Vraag aan de lesgever om een korte inhoud te bezorgen.
  • Reserveer de zaal of locatie.

Opmaak promo

3 maand vooraf

  • Denk na over de manier van inschrijven. Respecteer daarbij het click-call-connect-principe.
  • Maak de platte tekst voor communicatie (via flyer/brochure, website, ...).
    • Schreef je in klare taal?
    • Staat alle praktische info duidelijk vermeld?
    • Is het nodig om het niveau van de les te vermelden?
    • Moeten de deelnemers iets meebrengen?
    • Zijn er voorwaarden aan verbonden (bv. lesgeld, maximum aantal deelnemers...)?
  • Organiseer de lay-out, druk en verspreiding (eventueel in samenwerking met de communicatiedienst).
  • Laat je communicatie nalezen door een testpubliek voor de definitieve druk/verspreiding.

Bekendmaking

2 maand vooraf

  • Verspreid je aanbod via diverse kanalen. Maak een combinatie van digitale en analoge communicatie.
    Ter inspiratie: website, Uit-kalender, sociale media, flyer, affiche, brochure, gemeenteblad, nieuwsbrief, Digiwijzer, contacteer eerdere deelnemers, informeer intermediairen
  • Verdeel de flyer/brochure op meerdere locaties om een diverse doelgroep te bereiken.
  • Denk niet alleen top-down, maar ook horizontaal: zorg dat het aanbod gekend is bij iedereen die werkt rond digitale inclusie zodat medewerkers en digihelpers kunnen doorverwijzen.
  • Zorg voor herhaling van de (digitale) promotie.
Tijdens de inschrijvingsperiode
  • Is een groep volzet, kijk dan of je een alternatief kan bieden naast de wachtlijst:
    • een voorstel voor een andere cursus
    • doorverwijzen naar het aanbod van het CVO
    • het aanbod van een naburige gemeente checken via de Digiwijzer

Reminder

Enkele dagen vooraf

  • Stuur een herinneringsmail naar de deelnemers en vraag om te verwittigen indien ze hun deelname wensen te annuleren.

Praktisch

De dag vooraf

  • Mogelijk bezorgt de lesgever een PowerPoint-presentatie om af te drukken.
  • Druk de evaluatieformulieren af.

Praktisch

De dag van de vorming

  • Bekijk of de zaal vlot bereikbaar is en plaats eventueel een wegwijzer.
  • Een beachvlag of banner aan de ingang zorgt voor herkenbaarheid en zichtbaarheid.
  • Een inleidend woord biedt een mooie gelegenheid om te verwijzen naar de digihulp of aankomende vormingen.
  • Verdeel eventueel flyers voor andere activiteiten.
  • Maak aan het eind tijd voor een korte evaluatie.
Nazorg optioneel
  • Plan een aftermailing met kans tot evaluatie over informatie over het ruimere e-inclusieaanbod.

> Heb je deze checklist liever op papier? Checklist vorming plannen van a tot z.pdf128 Kb(pdf)

6 tips om no-shows bij digilessen te beperken

Bij digilessen is inschrijven vaak verplicht. Helaas gebeurt het dat ingeschreven personen niet opdagen. Wij geven enkele tips om de no-shows te beperken.

  1. Boetesysteem hanteren: als een deelnemer niet komt opdagen voor een digiles wordt er een kleine bijdrage aangerekend.
  2. Reminder sturen: 2 dagen voor de digiles plaatsvindt, stuur je een herinnering naar de ingeschreven deelnemers met de vraag om te verwittigen als ze niet kan aanwezig kunnen zijn, zodat er een plaats vrijkomt voor iemand die op de wachtlijst staat.
  3. Marge inbouwen: je kan een marge rekenen bij de inschrijvingen. Meer personen dan het maximale aantal kunnen zich inschrijven voor een digiles. Als er deelnemers niet komen opdagen, zijn er al deelnemers van de wachtlijst aanwezig.
  4. Opbellen na de digiles: de deelnemers die niet aanwezig waren, bel je op om te polsen waarom ze niet aanwezig waren zonder te verwittigen.
  5. Kleine bijdrage vragen bij inschrijving: dat zorgt ervoor dat de aanwezigheid minder vrijblijvend is. Er kan in ruil voor die bijdrage iets te drinken aangeboden worden.
  6. (Tijdelijk) onmogelijk maken om in te schrijven: als iemand bijvoorbeeld drie keer niet aanwezig is zonder te verwittigen, kan die persoon zich (tijdelijk) niet meer inschrijven voor digilessen.

Meer info

Ben je op zoek naar meer suggesties voor een grondige inhoudelijke voorbereiding? Bekijk ook eens onze fiche ‘Wervend en stimulerend vormingsbeleid’.


Foto's midden: VVSG en eigen archief

Gerelateerde items