Met middelen van het project Digibanken werkten we een uitleendienst uit voor personen in een financieel kwetsbare situatie. Die uitleendienst omvatte laptops, chromebooks, tablets en een beperkte voorraad smartphones. De uitleendienst stopte aan het einde van het project. Deze fiche helpt lokale besturen om zelf een uitleendienst voor digitale toestellen op te zetten voor kwetsbare inwoners. Je leert hoe je doelgroepen afbakent, hoe de toeleiding verloopt en wat nodig is voor een efficiënte werking en opvolging.
Waarom zou je een uitleendienst opzetten?
Toegang tot digitale toestellen blijft voor bepaalde inwoners een drempel. Met een uitleendienst kunnen lokale besturen die drempel verlagen. Door toestellen tijdelijk uit te lenen, krijgen kwetsbare burgers de kans om actiever deel te nemen aan het maatschappelijke leven. Denk aan administratieve taken uitvoeren, opleidingen volgen, actief solliciteren of zoeken naar een woning. Gerichte toeleiding via hulpverleners zorgt ervoor dat het aanbod terechtkomt bij wie het meest nood heeft.
Hoe organiseer je de werking?
Stap 0: kader
Werk vooraf een duidelijk kader uit.
Voor je een uitleendienst opstart, leg je best deze zaken vast:
- Interne organisatie:
- Wie zal welke rol op zich nemen in het volledige proces?
- Wie beheert de uitleendienst intern?
- Hoeveel tijd en middelen zijn nodig?
- Doelgroep:
- Wie komt in aanmerking? (bv. 18+, financiële kwetsbaarheid)
- Werk je met strikte criteria of richtlijnen?
- Toeleiding:
- Wie mag doorverwijzen? (bv. sociaal huis, CAW, andere hulpverleners?)
- Hoe verloopt de aanmelding? (formulier, digitaal platform…)
- Aanbod van toestellen:
- Welke toestellen bied je aan? (laptops, tablets, smartphones…)
- Hoeveel toestellen zijn beschikbaar?
- Hoe beheer je de voorraad, persoonlijke data wissen na retour en herstellingen?
- Uitleenvoorwaarden:
- Wat is de maximale uitleentermijn?
- Kan verlenging? Onder welke voorwaarden?
- Wat zijn de verantwoordelijkheden van de gebruiker?
- Overeenkomst en administratie:
- Is er een standaard uitleenovereenkomst?
- Hoe registreer je uitleningen en opvolging?
- Hoe ga je om met verlies of schade?
- Begeleiding en ondersteuning:
- Welke hulp voorzie je bij opstart (wifi, instellingen)?
- Is er nazorg of digitale ondersteuning (bv. digihulp of opleidingen)?
- Opvolging:
- Wanneer en hoe evalueer je het gebruik?
- Betrek je de doorverwijzer bij opvolging?
- Communicatie:
- Hoe informeer je partners en hulpverleners?
- Is het aanbod zichtbaar voor de doelgroep?
- Duurzaamheid:
- Hoe financier je de uitleendienst op lange termijn?
- Wanneer worden toestellen vervangen?
- Wat is je retourstrategie?
Stap 1: aanmelding
In stap 0 heb je de doelgroep en toegang bepaald: de cliënt wordt aangemeld via doorverwijzing (bv. via sociaal huis of CAW). Daarbij zijn duidelijke richtlijnen vastgelegd (bv. 18+, financiële kwetsbaarheid). Voorzie een eenvoudig aanmeldsysteem, bijvoorbeeld een online formulier voor hulpverleners.
Stap 2: overhandiging
Na aanmelding neemt een medewerker contact op met de cliënt en plant een afspraak voor de overhandiging, idealiter in een digipunt. Bij ontvangst wordt een uitleenovereenkomst toegelicht en ondertekend. Voorzie ook begeleiding bij de opstart (wifi, instellingen, basisgebruik) en verwijs door verdere vragen door naar digihulp.
TIP: voorzie het toestel van een sticker met doorverwijzing naar digihulp.
Stap 3: opvolging
Plan telefonische opvolging consequent in, bijvoorbeeld na 4 weken, na 6 maanden en na 11 maanden. Vraag daarbij naar het gebruik en de toestand van het toestel. Lukt alles, werkt het toestel zoals het hoort...? Koppel terug naar de doorverwijzer. Stem aan het einde van de uitleentermijn met hem/haar af of verlenging wenselijk is. Denk vooraf na over een retourstrategie bij het einde van de uitleenperiode.
Stap 4: inlevering
Loopt de uitleenperiode ten einde en is verlenging niet wenselijk, dan plant de medewerker een afspraak voor retour in. Bij retour wordt de staat van het toestel samen met de cliënt bekeken. Er wordt een retourovereenkomst toegelicht en ondertekend. Alle persoonlijke data van de cliënt moet van het toestel verwijderd worden.
Praktijkvoorbeeld: aanmeldcriteria
In het project Digibanken waren er behalve de leeftijdsvoorwaarde (18+) geen strikte criteria voor doorverwijzing. We gaven wel enkele richtlijnen mee om in te schatten of iemand in aanmerking kwam:
- Financiële kwetsbaarheid, zoals leefloon, verhoogde tegemoetkoming of collectieve schuldenregeling
- Situaties waarin een laptop een duidelijke meerwaarde biedt, zoals opleiding, werkzoektocht of woningzoektocht
Via een online aanmeldformulier kon de hulpverlener een cliënt aanmelden voor de uitleendienst. We vertrokken bewust vanuit vertrouwen in de professionele inschatting van de hulpverlener. Er werd verwacht dat cliënten enkel werden aangemeld op basis van een reële nood. Daarom werd de aanmelding niet opnieuw inhoudelijk getoetst door de projectmedewerker.
Meer info
Raadpleeg zeker de informatie van Mediawijs als je een uitleendienst wil opzetten.