In het najaar van 2015 ging het intergemeentelijk archiefteam (IGA) van start. IGA staat in voor de uitbouw van een goed analoog en digitaal archiefbeheer bij zes lokale Midwest-besturen, namelijk Izegem, Ledegem, Hooglede, Moorslede, Wielsbeke en Wingene. Zowel het gemeente- als het OCMW-archief neemt IGA voor haar rekening.
IGA doet het nodige om de vele en uiteenlopende vragen die binnenkomen zo goed en zo snel mogelijk te verwerken. Vragen over hoe iets naar het archief overdragen, hoe iets uit het archief raadplegen of welke bewaartermijnen er gelden, zijn zo goed als klassiekers. Ook over het digitale luik ontvangt IGA heel wat vragen zoals vragen omtrent de bestands- of mapnaam of waar in de nieuwe digitale mappenstructuur een bepaald dossier thuishoort. Ook de nood aan een digitaal archiefdepot neemt IGA ter harte. En waar nodig geeft IGA graag advies bij de omschakeling naar Sharepoint en het gebruik van o.a. OneDrive en Teams.
Daarnaast staat IGA ook klaar om derden bij te staan in een opzoekingen in het archief. Een onderzoeker die ‘dossiers hinderlijke inrichtingen’ uit het begin van de 19de eeuw wenst te raadplegen, een genealoog die een huwelijksakte zoekt uit 1802, een lokale (erfgoed)vereniging die aan een tentoonstelling werkt en bijvoorbeeld graag ook de kermisaffiches uit het gemeentearchief wil exposeren, enz. IGA helpt anderen graag verder op weg.
Met enthousiasme en gedrevenheid kijkt IGA dan ook uit naar de uitbreiding van haar werkingsgebied. Vanaf dit najaar staat IGA ook ten dienst van Oostrozebeke, Tielt en de Woondienst Regio Izegem (WRI). Oostrozebeke en WRI doen beroep op het volledige dienstverleningspakket van IGA. Tielt doet enkel beroep op IGA voor het digitale luik.
Om de huidige dienstverlening te behouden, de nieuw aangesloten besturen een goede dienstverlening te garanderen, maar ook om eventuele toekomstige vragen op te vangen, loopt momenteel de procedure voor de aanwerving van een deskundige digitaal documentenbeheer. Dit wordt ongetwijfeld vervolgd!
