Wielsbeke en Ledegem veranderen van GIS-software

Twee Midwestgemeenten veranderen dit najaar van GIS- en/of vergunningensoftware. Wielsbeke stapt over naar Remmicom in combinatie met GeoIT-GIS. Ledegem koos als Infrax-vennoot voor Infragis.

De Omgevingsvergunning en (voor Cevi-gemeenten) de aangekondigde afbouw van Logismap waren voor verschillende lokale besturen de aanleiding om, na zoveel jaren, opnieuw een marktprospectie te doen voor hun GIS- en vergunningensoftware.

Wielsbeke besloot om meteen ruimer te gaan dan GIS en schreef een groot bestek uit voor zowel vergunningen-, begraafplaatsen- als GIS-software. Het bestek werd opgesplitst in 3 percelen waarop afzonderlijk kon ingediend worden. Voor GIS en vergunningen werd vertrokken van recente, bestaande voorbeelden (met dank aan Interleuven en Leiedal). Er werden 5 firma’s aangeschreven voor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. De firma’s werden allemaal op dezelfde dag uitgenodigd op een demo van 1,5u. Wielsbeke koos uiteindelijk voor de vergunningen- en begraafplaatsensoftware van Remmicom (percelen 1 en 2) en het GIS van GeoIT. Het implementatietraject start in september.

Een softwareomschakeling als deze is uiteraard niet van de poes. Wielsbeke is daarom niet over een nacht ijs gegaan en heeft de gunningsprocedure zeer grondig en doordacht aangepakt met een werkgroep van een vijftal personen (intergemeentelijk GIS-coördinator, ICT-coördinator, diensthoofd Burgerzaken en de twee omgevingsambtenaren). De gunningsprocedure werd mede gesuperviseerd door de financieel directeur.

Ledegem besloot om enkel te veranderen van GIS-software. Hiermee volgde de gemeente het eerdere voorbeeld van Moorslede en Izegem. De keuze voor Infragis was hier voor een stuk gedreven door de behoefte om een deel van het data- en toepassingsbeheer uit te besteden en kaderde ook in een bredere visie om aan te sluiten bij het datacenter van Infrax (Infra-X-enter).

Als Infrax-vennoot had Ledegem geen overheidsopdracht nodig, maar wel een gemeenteraadsbeslissing. De toelichting in de gemeenteraad, met de nodige interactie, was ook een interessante oefening om de gemeentelijke GIS-werking eens naar een breder publiek te brengen.

De voorbereidingen in Ledegem zijn momenteel bezig. De eerste gebruikers starten vanaf oktober.

Bezint eer ge begint

Naast het vele werk voor het uitschrijven van een bestek en de gunningsprocedure zelf, gaan deze softwareomschakelingen gepaard met een intensief implementatietraject (voorbereiden serverinfrastructuur, installatie, datamigratie en -conversie, opleidingen…). Het is enerzijds noodzakelijk om  draagvlak te vinden bij beleid én administratie, maar het is even belangrijk om op voorhand goed na te gaan of er voldoende draagkracht aanwezig is in de organisatie. Projecten als deze vragen heel wat interne coördinatie en zijn niet altijd eenvoudig om te verteren voor de eindgebruikers zelf. Zoals bij vele zaken geldt hier dus zeker het motto “bezint eer ge begint“.

Voor meer info: w.verhelst@wvi.be.

Powered by WPeMatico