Slim beheer van innames openbaar domein in Midwest

De digitalisering van het proces voor inname openbaar domein heeft zich de afgelopen twee jaar ontwikkeld tot een nieuwe nichemarkt in de Geo-ICT -sector. Gemeenten worden regelmatig gecontacteerd met aanbiedingen van verschillende softwarefirma’s die enthousiast meesurfen met de Smart City-trend. Na twee jaar is de markt intussen wat rijper geworden en zijn er ook verschillende Midwestgemeenten die hun proces en hun dienstverlening besloten te optimaliseren. Een stand van zaken uit de Midwest + enkele tips bij het zoeken naar een geschikte tool.

Tielt was het eerste Midwest-bestuur dat ermee van start ging begin 2017. Inname openbaar domein zit er – zoals op veel plaatsen – verspreid over verschillende diensten (Vrije Tijd, Technische dienst, Secretariaat…) en het bestuur wenste dit in eerste instantie zoveel mogelijk te centraliseren. Een noodzakelijke voorwaarde hiervoor was dat het hele proces door digitalisering en automatisering veel efficiënter moest kunnen verlopen. In Tielt werd eind 2016 gekozen voor de Eagle-software van Merkator. Na een inloopperiode van 2 maand, waarbij Tielt er als piloot kon van profiteren om de eerste software-releases mee te helpen sturen in een bepaalde richting, werd er gestart met de module voor vergunningen in maart 2017. Er zijn verschillende positieve effecten, maar het grootste effect ligt in de enorme efficiëntiewinst: waar de doorlooptijd van een doorsnee analoge vergunningsaanvraag 20 minuten in beslag nam, is dit intussen verminderd naar soms amper 4 minuten.

Kort na Tielt startte ook Ingelmunster met Eagle voor vergunningen inname openbaar domein, ongeveer een jaar later gevolgd door Meulebeke en Oostrozebeke.

Recent koos Wingene voor de Spotbooking-software van Geosparc. Het is de bedoeling om na de zomer in productie te gaan. In Wingene was het gezien het bedrag niet nodig om te werken met de formele onderhandelingsprocedure (zie verder). Er werd geen formeel bestek opgemaakt, maar een checklist van technische bepalingen. De 4 softwarefirma’s (Geosparc, Merkator, GeoIT en Rombit) werden uitgenodigd op een strikt getimede demo op een en dezelfde dag, waarbij ze elk 3 op voorhand opgegeven cases moesten demonstreren.

Ook in Roeselare is momenteel een gunningsprocedure lopende, volgens dezelfde methode als in Wingene, maar wel met een bestek (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking).

Ledegem is het afgelopen jaar met Menen en Wevelgem draagvlak aan het creëren voor een software-oplossing op niveau van hun politiezone Grensleie. De vergunningen worden daar immers beheerd door de politie, de evenementen en de openbare werken door de gemeenten. De politiezone is al meer dan een jaar vrijblijvend de markt aan het verkennen, maar wil liefst nog dit jaar ook een geconcentreerde gunningsprocedure opstarten.

Sinds enkele maanden beginnen nu ook de eerste modules voor evenementen ontwikkeld te geraken. Het proces van evenementen is complexer en meer vertakt dan bij de (signalisatie)vergunningen en kan niet helemaal van a tot z binnen dezelfde software behandeld worden. Denk bijvoorbeeld aan een evenement waarbij een omgevingsvergunning moet afgeleverd worden, wat al een apart proces op zichzelf is. Bovendien is er niet altijd een inname openbaar domein mee gemoeid. Op zijn minst zorgt de software hier wel voor een digitaal evenementenloket, een automatische invoer in GIPOD, een interne dispatching en een centralisatie van alle benodigde producten van subprocessen. Alle softwarefirma’s baseren zich trouwens op bestaande evenementenformulieren van RIHO-Seas en de FOD BiZa. Tielt en Oostrozebeke zijn de komende maanden piloot voor de evenementenmodule van Eagle (Merkator). Wingene start na de zomer met de evenementenmodule van Spotbooking (Geosparc).

Enkele tips:

  • Breng het bestaande proces grondig in kaart.

Een absolute must als vertrekpunt is het effectief en volledig uittekenen van je bestaande proces. Op die manier leg je meteen – soms onvermoede – problemen, bottlenecks en verbeterpunten bloot. Je stapt naar de dienstenleverancier met concreet geformuleerde behoeften en je vergemakkelijkt er achteraf de uitrol van de software mee. Maak voldoende tijd voor deze analyse en breng alle procesactoren fysiek samen om dit uit te werken. Een brownpapersessie van twee uur kan vaak al volstaan.

De ervaring vanuit verschillende besturen leert dat sommige diensten dit met tegenzin doen, maar uiteindelijk achteraf altijd toegeven dat de oefening wel degelijk zinvol geweest is. De diensten blijven op die manier ook betrokken bij de verdere implementatie en zullen het verbeterde proces mee helpen bewaken. Voor een GIS-coördinator kan dergelijk project ook een uitgelezen kans zijn om draagvlak te creëren doorheen de organisatie. Een GIS-verplichting (GIPOD) wordt op die manier ook omgezet naar een hefboom om de interne werking te verbeteren (zie in dit verband ook de GIPOD-handreiking van VVSG).

Enkele voorbeelden van procesbeschrijvingen uit Tielt, Wingene en Ledegem.

  • Durf je proces aan te passen aan de software

In veel organisaties wordt de fout gemaakt om eerst software aan te kopen die vervolgens via maatwerk moet aangepast worden aan een bestaand, suboptimaal proces. Als je analoge rommel digitaliseert, krijg je uiteraard digitale rommel. De meeste firma’s hebben zelf intussen een zeer grondige analyse gemaakt van verschillende versies van het proces inname openbaar domein, in verschillende types van besturen. Elk apart hebben ze hiervan een grootste gemene deler gevonden die ze als een generiek proces in hun software hebben ingebouwd. Durf daarom je proces na je procesanalyse (zie hoger) grondig te herzien in functie van de software in plaats van omgekeerd. Is een systematisch advies van de politie bijvoorbeeld nog nodig als alle conflicten in principe via GIPOD gekend zijn? Moet elke vergunning per se door burgemeester en algemeen directeur ondertekend worden of kan er gewerkt worden met een ingescande handtekening of via een gemachtigd ambtenaar?

Speciale aandacht moet soms ook uitgaan naar het bestaande retributiereglement. Moet dit soms niet herzien worden om efficiënter te kunnen werken? En is een herziening politiek wenselijk? Gemeenten die geen retributie op inname openbaar domein kennen vragen zich soms af of de hele operatie überhaupt wel financieel haalbaar is zonder onmiddellijk terugverdieneffect langs deze weg. Dit kan een terechte bekommernis zijn, maar de administratieve winst (doorlooptijd, conflictdetectie, GIPOD-invoer, digitale dienstverlening…) is, alhoewel moeilijk becijferbaar, toch zeker niet te onderschatten, getuige de casus Tielt.

  • Onderschat de burger niet

In Tielt was een van de grote vraagtekens of de burger wel in staat zou zijn om een inname openbaar domein digitaal aan te vragen en zelf in te tekenen. De Technische Dienst vreesde bij de opstart een toeloop van vragen en problemen via de telefoon en aan het loket. Deze vrees bleek onterecht: 95% van alle aanvragen verlopen vlekkeloos via het e-loket, mét een correct ingetekende zone.

Een tweede vraagteken was het werken via online betalen. In Tielt was dit project de aanleiding om voor de eerste keer online betaalmogelijkheid aan te bieden. Ook hier vreesde men dat veel mensen aan het loket of per overschrijving zouden willen blijven betalen, maar wat bleek? Ook hier verloopt minstens 80% van de betalingen probleemloos online, met veel minder opvolgwerk voor de diensten zelf.

Verschillende gemeenten krijgen zelfs complimenten van burgers en vooral aannemers die zich soms zelfs afvragen waarom deze manier van werken intussen niet in elke gemeente ingeburgerd is.

  • Welke gunningsprocedure?

Het geraamde bedrag op 4 jaar ligt bij de meeste firma’s voor een gemiddelde gemeente net beneden de €30.000, zonder specifiek maatwerk. In principe kan er dus gewerkt worden zonder bestek en zonder formele onderhandelingsprocedure. Het volstaat om minstens 3 firma’s aan te schrijven.

Probeer te werken zoals in Wingene en Roeselare (alle demo’s op 1 dag). Het voordeel hiervan is dat je als gemeente de volledige regie over de demo’s behoudt en dat je de verschillende firma’s heel snel en evenwaardig met mekaar kunt vergelijken. Eerder dit jaar gebruikte ook de politiezone Brugge deze manier van werken (het bestek werd daar gegund aan Rombit)

  • Wat geeft uiteindelijk de doorslag?

Er zijn momenteel een vijftal dienstenleveranciers actief op de markt (Merkator, Geosparc, GeoIT, Rombit en binnenkort ook Cevi). De software is qua functionaliteiten meer en meer naar mekaar aan het toegroeien, zeker voor het luik van de vergunningen. Ook de prijzen liggen tegenwoordig niet meer zover uiteen. De finale beslissing wordt dan ook vaak genomen op basis van de mate van ondersteuning, de referenties, de kwaliteit van de demo, de look & feel, het al dan niet inbegrepen maatwerk, eventuele extra modules of soms zelfs gewoon de mening van de gebruikers.

Neem gerust contact op voor vragen, verdere tips of documentatie.

Powered by WPeMatico